长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法，文、号 长规发。2011。16号第一条、为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用,更好地为行政执法工作服务,根据国家。省 市有关法律,法规、结合我局行政处罚工作实际,特制定本办法 第二条，行政处罚档案，是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录.是规划许可全部档案的重要组成部分.各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求、做好行政处罚案件的立卷归档工作，第三条，行政执法卷宗必须一案一卷，根据不同情况可以分为主卷。副卷，依据违法事实的主次确定卷宗的主卷.副卷.第四条。行政执法文书必须用黑色碳素笔书写，签发 电脑打印.行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理，填写完善.编写页码后交档案管理人员统一归档，归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查 第五条,档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后,要认真检查档案的完善情况。统一编写归档号装订成册,并做好存档登记工作，在检查过程中如发现档案有错填。漏填.内容与目录不符等情况。应及时返还办案人改正，第六条.对于存在分期.缓缴罚款情况的案件，办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期。缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档、档案管理人员做好登记的同时分期,缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款.第七条.执法人员发现违法情况后,应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书，着手立卷工作、归档的行政执法文书材料，必须是真实 准确，法律手续完备的原件.在案件办结后.要认真检查全案的文书材料是否收集齐全.发现法律手续或相关证明材料不完备的，应及时补齐或补证.剔除与本案无关的材料。第八条.卷内行政执法文书材料，一般只保存一份.有领导批示的除外，重份的文书材料一律剔除。照片等声像材料要写好文字说明、随纸质文件一起立卷。第九条。行政执法文书材料排列总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。其一般排列顺序为.卷宗封面、卷内文件目录,举报材料 现场检查记录.行政处罚立案申请审批表、现场勘验记录。包括现场照片，规划许可文书复印件.黄证，绿证附件附图。调查询问笔录及相关证据材料 违法建设案件调查终结报告，行政处罚委员会集体讨论会议纪要,行政处罚告知书.送达回证，当事人陈述申辩笔录,行政处罚听证告知书.行政处罚听证通知书、听证委托书，行政处罚听证笔录、行政处罚听证报告、行政处罚决定书,送达回证,行政复议或行政诉讼有关文书材料 强制执行申请书,强制措施申请书,分期,缓交罚款申请表 罚款票据粘贴页 行政处罚结案审批表、立卷，验卷情况记载。卷底、第十条、一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后 要逐张编页号。两面有文字的两面都编号 一本卷宗编一个流水页号、卷宗封面、卷内文件目录，卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字 用铅笔书写在右上角。第十一条,要认真登记好卷内文件目录、卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号,卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页号、页号、一栏、只有最后一份文件填起止号、其余各份文件只填起始号.第十二条 卷宗封面所列的各个项目.都要用黑色碳素笔逐项填写齐全 书写要工整、长规罚,字,号.栏、填写归档编号,如长规罚朝字，2011、1号、第十三条、装订前要做好行政执法文书材料的检查.对破损或褪色的材料、应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料.要用纸加衬边。纸面过小的书写材料。要加贴衬纸、纸张大于卷面的材料 要按卷宗大小折叠整齐,对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件、需要附卷的信封要打开平放、邮票不要撕掉,材料上的全部金属物都要剔除干净,第十四条,卷宗必须使用A4纸、卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固。不要漏订。第十五条。卷宗装订以后 应检查文件材料有无漏订现象 然后在卷底装订线上贴上封纸。并将经办人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查 并签字,凡不符合规定要求的,由原办案人负责重新整理、第十六条。录音 录像带和证物。单独装袋的、材料。应与卷宗，文字材料。统一排列编号存放,特殊的也可以单独存放。统一划分保管期限,第十七条。卷宗检查合格后.由执法机构指定专人保管，归档编号按案件发生年份归档 按结案日期编号.进行登记造册 第十八条,办案人不得将行政处罚档案据为已有,私自销毁或拒绝归档 第十九条,已结案归档的行政处罚卷宗,不得从卷内抽取材料，需要增添文书材料时,必须征得原办案人和档案人员同意 并经办案单位领导批准。按立卷要求办理，以保证卷宗的质量、第二十条、永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久。第二十一条，借阅，调阅行政处罚卷宗，应由行政机关负责人批准,并履行借阅登记手续.第二十二条，本办法在实施中的未尽事项,由长春市规划局负责解释、第二十三条、本规定自公布之日起施行.二，一一年六月二十八日