长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法。文。号 长规发,2011.16号第一条。为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用。更好地为行政执法工作服务,根据国家,省、市有关法律，法规。结合我局行政处罚工作实际、特制定本办法。第二条.行政处罚档案、是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录，是规划许可全部档案的重要组成部分.各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求、做好行政处罚案件的立卷归档工作。第三条 行政执法卷宗必须一案一卷 根据不同情况可以分为主卷,副卷。依据违法事实的主次确定卷宗的主卷.副卷、第四条。行政执法文书必须用黑色碳素笔书写 签发 电脑打印.行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理.填写完善、编写页码后交档案管理人员统一归档,归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查、第五条 档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后，要认真检查档案的完善情况.统一编写归档号装订成册.并做好存档登记工作 在检查过程中如发现档案有错填，漏填 内容与目录不符等情况.应及时返还办案人改正 第六条 对于存在分期 缓缴罚款情况的案件，办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期、缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档、档案管理人员做好登记的同时分期.缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款.第七条，执法人员发现违法情况后.应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书。着手立卷工作,归档的行政执法文书材料.必须是真实。准确。法律手续完备的原件、在案件办结后.要认真检查全案的文书材料是否收集齐全、发现法律手续或相关证明材料不完备的 应及时补齐或补证，剔除与本案无关的材料。第八条.卷内行政执法文书材料,一般只保存一份.有领导批示的除外。重份的文书材料一律剔除 照片等声像材料要写好文字说明。随纸质文件一起立卷。第九条,行政执法文书材料排列总的要求是、按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列.其一般排列顺序为，卷宗封面。卷内文件目录，举报材料,现场检查记录,行政处罚立案申请审批表。现场勘验记录。包括现场照片 规划许可文书复印件.黄证，绿证附件附图，调查询问笔录及相关证据材料,违法建设案件调查终结报告,行政处罚委员会集体讨论会议纪要，行政处罚告知书 送达回证,当事人陈述申辩笔录、行政处罚听证告知书,行政处罚听证通知书 听证委托书,行政处罚听证笔录。行政处罚听证报告，行政处罚决定书.送达回证。行政复议或行政诉讼有关文书材料。强制执行申请书、强制措施申请书。分期。缓交罚款申请表、罚款票据粘贴页，行政处罚结案审批表，立卷.验卷情况记载、卷底,第十条 一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后 要逐张编页号。两面有文字的两面都编号。一本卷宗编一个流水页号,卷宗封面.卷内文件目录，卷底不编页码 页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角 第十一条 要认真登记好卷内文件目录.卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号,卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记,标明所在页号。页号 一栏.只有最后一份文件填起止号,其余各份文件只填起始号。第十二条、卷宗封面所列的各个项目，都要用黑色碳素笔逐项填写齐全 书写要工整、长规罚。字、号，栏 填写归档编号 如长规罚朝字,2011,1号 第十三条 装订前要做好行政执法文书材料的检查，对破损或褪色的材料 应当进行修补和复制.装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边 纸面过小的书写材料，要加贴衬纸,纸张大于卷面的材料。要按卷宗大小折叠整齐、对字迹难以辩认的材料。应当附上抄件 需要附卷的信封要打开平放.邮票不要撕掉，材料上的全部金属物都要剔除干净、第十四条.卷宗必须使用A4纸。卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固,不要漏订 第十五条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象。然后在卷底装订线上贴上封纸,并将经办人员名章加盖于骑缝处.卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查 并签字。凡不符合规定要求的,由原办案人负责重新整理.第十六条.录音.录像带和证物，单独装袋的、材料，应与卷宗 文字材料,统一排列编号存放。特殊的也可以单独存放,统一划分保管期限.第十七条,卷宗检查合格后 由执法机构指定专人保管,归档编号按案件发生年份归档 按结案日期编号 进行登记造册,第十八条,办案人不得将行政处罚档案据为已有,私自销毁或拒绝归档,第十九条、已结案归档的行政处罚卷宗,不得从卷内抽取材料 需要增添文书材料时、必须征得原办案人和档案人员同意 并经办案单位领导批准,按立卷要求办理,以保证卷宗的质量.第二十条.永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久，第二十一条，借阅.调阅行政处罚卷宗 应由行政机关负责人批准 并履行借阅登记手续 第二十二条，本办法在实施中的未尽事项、由长春市规划局负责解释。第二十三条，本规定自公布之日起施行.二.一一年六月二十八日