长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法。文,号 长规发.2011 16号第一条。为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用，更好地为行政执法工作服务,根据国家.省,市有关法律,法规、结合我局行政处罚工作实际、特制定本办法.第二条，行政处罚档案、是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录，是规划许可全部档案的重要组成部分、各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求.做好行政处罚案件的立卷归档工作，第三条，行政执法卷宗必须一案一卷。根据不同情况可以分为主卷,副卷、依据违法事实的主次确定卷宗的主卷 副卷.第四条,行政执法文书必须用黑色碳素笔书写.签发。电脑打印 行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理.填写完善、编写页码后交档案管理人员统一归档、归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查、第五条、档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后、要认真检查档案的完善情况 统一编写归档号装订成册。并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填。漏填,内容与目录不符等情况，应及时返还办案人改正。第六条 对于存在分期,缓缴罚款情况的案件,办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期 缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档.档案管理人员做好登记的同时分期。缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款,第七条，执法人员发现违法情况后、应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书，着手立卷工作、归档的行政执法文书材料。必须是真实,准确 法律手续完备的原件。在案件办结后、要认真检查全案的文书材料是否收集齐全。发现法律手续或相关证明材料不完备的。应及时补齐或补证 剔除与本案无关的材料、第八条.卷内行政执法文书材料，一般只保存一份。有领导批示的除外 重份的文书材料一律剔除 照片等声像材料要写好文字说明 随纸质文件一起立卷、第九条、行政执法文书材料排列总的要求是,按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列.其一般排列顺序为，卷宗封面，卷内文件目录,举报材料 现场检查记录。行政处罚立案申请审批表.现场勘验记录、包括现场照片、规划许可文书复印件，黄证。绿证附件附图,调查询问笔录及相关证据材料.违法建设案件调查终结报告、行政处罚委员会集体讨论会议纪要，行政处罚告知书,送达回证，当事人陈述申辩笔录、行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书、听证委托书.行政处罚听证笔录 行政处罚听证报告,行政处罚决定书,送达回证、行政复议或行政诉讼有关文书材料.强制执行申请书，强制措施申请书 分期。缓交罚款申请表 罚款票据粘贴页、行政处罚结案审批表，立卷，验卷情况记载，卷底。第十条,一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后。要逐张编页号。两面有文字的两面都编号,一本卷宗编一个流水页号、卷宗封面.卷内文件目录 卷底不编页码.页码一律使用阿拉伯数字、用铅笔书写在右上角.第十一条.要认真登记好卷内文件目录,卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号.卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记 标明所在页号、页号，一栏。只有最后一份文件填起止号 其余各份文件只填起始号,第十二条，卷宗封面所列的各个项目、都要用黑色碳素笔逐项填写齐全。书写要工整。长规罚。字，号、栏、填写归档编号.如长规罚朝字 2011、1号 第十三条、装订前要做好行政执法文书材料的检查。对破损或褪色的材料.应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料、要用纸加衬边,纸面过小的书写材料、要加贴衬纸,纸张大于卷面的材料,要按卷宗大小折叠整齐.对字迹难以辩认的材料。应当附上抄件，需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉,材料上的全部金属物都要剔除干净.第十四条、卷宗必须使用A4纸,卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固.不要漏订，第十五条，卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象。然后在卷底装订线上贴上封纸 并将经办人员名章加盖于骑缝处.卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查、并签字,凡不符合规定要求的,由原办案人负责重新整理、第十六条 录音 录像带和证物，单独装袋的.材料 应与卷宗、文字材料 统一排列编号存放、特殊的也可以单独存放,统一划分保管期限，第十七条 卷宗检查合格后，由执法机构指定专人保管.归档编号按案件发生年份归档 按结案日期编号 进行登记造册 第十八条，办案人不得将行政处罚档案据为已有 私自销毁或拒绝归档、第十九条。已结案归档的行政处罚卷宗、不得从卷内抽取材料,需要增添文书材料时、必须征得原办案人和档案人员同意,并经办案单位领导批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量，第二十条.永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久，第二十一条,借阅.调阅行政处罚卷宗、应由行政机关负责人批准,并履行借阅登记手续,第二十二条。本办法在实施中的未尽事项。由长春市规划局负责解释。第二十三条、本规定自公布之日起施行.二、一一年六月二十八日