长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法，文，号.长规发，2011。16号第一条，为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用，更好地为行政执法工作服务。根据国家.省 市有关法律，法规、结合我局行政处罚工作实际、特制定本办法.第二条、行政处罚档案、是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录,是规划许可全部档案的重要组成部分,各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求。做好行政处罚案件的立卷归档工作、第三条.行政执法卷宗必须一案一卷，根据不同情况可以分为主卷,副卷。依据违法事实的主次确定卷宗的主卷.副卷，第四条、行政执法文书必须用黑色碳素笔书写。签发.电脑打印、行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理 填写完善、编写页码后交档案管理人员统一归档,归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查 第五条.档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后,要认真检查档案的完善情况.统一编写归档号装订成册.并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填,漏填。内容与目录不符等情况,应及时返还办案人改正 第六条、对于存在分期、缓缴罚款情况的案件,办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期、缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档,档案管理人员做好登记的同时分期、缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款.第七条、执法人员发现违法情况后、应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书、着手立卷工作，归档的行政执法文书材料，必须是真实 准确。法律手续完备的原件。在案件办结后 要认真检查全案的文书材料是否收集齐全、发现法律手续或相关证明材料不完备的.应及时补齐或补证。剔除与本案无关的材料.第八条、卷内行政执法文书材料 一般只保存一份.有领导批示的除外、重份的文书材料一律剔除 照片等声像材料要写好文字说明,随纸质文件一起立卷、第九条。行政执法文书材料排列总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列 其一般排列顺序为,卷宗封面.卷内文件目录.举报材料.现场检查记录。行政处罚立案申请审批表.现场勘验记录，包括现场照片.规划许可文书复印件.黄证，绿证附件附图,调查询问笔录及相关证据材料 违法建设案件调查终结报告,行政处罚委员会集体讨论会议纪要,行政处罚告知书、送达回证.当事人陈述申辩笔录、行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书。听证委托书、行政处罚听证笔录，行政处罚听证报告，行政处罚决定书,送达回证，行政复议或行政诉讼有关文书材料,强制执行申请书、强制措施申请书,分期，缓交罚款申请表 罚款票据粘贴页,行政处罚结案审批表,立卷。验卷情况记载，卷底、第十条.一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后 要逐张编页号 两面有文字的两面都编号。一本卷宗编一个流水页号,卷宗封面、卷内文件目录，卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字,用铅笔书写在右上角、第十一条.要认真登记好卷内文件目录 卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号 卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记.标明所在页号 页号，一栏，只有最后一份文件填起止号 其余各份文件只填起始号,第十二条、卷宗封面所列的各个项目.都要用黑色碳素笔逐项填写齐全、书写要工整，长规罚,字.号，栏，填写归档编号,如长规罚朝字.2011.1号，第十三条 装订前要做好行政执法文书材料的检查.对破损或褪色的材料。应当进行修补和复制.装订部位过窄或有字迹的材料 要用纸加衬边.纸面过小的书写材料，要加贴衬纸、纸张大于卷面的材料.要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料,应当附上抄件，需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉 材料上的全部金属物都要剔除干净。第十四条 卷宗必须使用A4纸.卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固，不要漏订.第十五条.卷宗装订以后,应检查文件材料有无漏订现象,然后在卷底装订线上贴上封纸.并将经办人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查 并签字，凡不符合规定要求的 由原办案人负责重新整理.第十六条.录音，录像带和证物。单独装袋的.材料，应与卷宗。文字材料、统一排列编号存放。特殊的也可以单独存放.统一划分保管期限 第十七条,卷宗检查合格后、由执法机构指定专人保管 归档编号按案件发生年份归档。按结案日期编号.进行登记造册.第十八条，办案人不得将行政处罚档案据为已有。私自销毁或拒绝归档,第十九条,已结案归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料，需要增添文书材料时、必须征得原办案人和档案人员同意、并经办案单位领导批准,按立卷要求办理 以保证卷宗的质量，第二十条、永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久 第二十一条,借阅、调阅行政处罚卷宗，应由行政机关负责人批准、并履行借阅登记手续、第二十二条,本办法在实施中的未尽事项。由长春市规划局负责解释 第二十三条.本规定自公布之日起施行 二,一一年六月二十八日