长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法。文 号.长规发.2011。16号第一条.为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用.更好地为行政执法工作服务 根据国家.省 市有关法律。法规 结合我局行政处罚工作实际.特制定本办法。第二条,行政处罚档案，是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录、是规划许可全部档案的重要组成部分 各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求，做好行政处罚案件的立卷归档工作，第三条、行政执法卷宗必须一案一卷.根据不同情况可以分为主卷 副卷。依据违法事实的主次确定卷宗的主卷 副卷.第四条.行政执法文书必须用黑色碳素笔书写 签发。电脑打印,行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理 填写完善.编写页码后交档案管理人员统一归档.归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查，第五条 档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后、要认真检查档案的完善情况，统一编写归档号装订成册。并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填,漏填 内容与目录不符等情况、应及时返还办案人改正,第六条,对于存在分期,缓缴罚款情况的案件 办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期.缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档.档案管理人员做好登记的同时分期。缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款 第七条。执法人员发现违法情况后,应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书,着手立卷工作。归档的行政执法文书材料、必须是真实.准确,法律手续完备的原件，在案件办结后、要认真检查全案的文书材料是否收集齐全.发现法律手续或相关证明材料不完备的,应及时补齐或补证、剔除与本案无关的材料、第八条，卷内行政执法文书材料 一般只保存一份、有领导批示的除外，重份的文书材料一律剔除,照片等声像材料要写好文字说明。随纸质文件一起立卷，第九条,行政执法文书材料排列总的要求是.按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列.其一般排列顺序为。卷宗封面，卷内文件目录 举报材料.现场检查记录、行政处罚立案申请审批表,现场勘验记录 包括现场照片,规划许可文书复印件 黄证、绿证附件附图，调查询问笔录及相关证据材料、违法建设案件调查终结报告 行政处罚委员会集体讨论会议纪要，行政处罚告知书。送达回证、当事人陈述申辩笔录，行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书 听证委托书，行政处罚听证笔录、行政处罚听证报告,行政处罚决定书。送达回证,行政复议或行政诉讼有关文书材料.强制执行申请书。强制措施申请书。分期.缓交罚款申请表，罚款票据粘贴页，行政处罚结案审批表 立卷 验卷情况记载、卷底，第十条、一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后 要逐张编页号、两面有文字的两面都编号,一本卷宗编一个流水页号。卷宗封面。卷内文件目录、卷底不编页码，页码一律使用阿拉伯数字,用铅笔书写在右上角 第十一条。要认真登记好卷内文件目录.卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号 卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页号,页号，一栏 只有最后一份文件填起止号.其余各份文件只填起始号,第十二条,卷宗封面所列的各个项目 都要用黑色碳素笔逐项填写齐全。书写要工整,长规罚 字 号.栏 填写归档编号，如长规罚朝字.2011，1号 第十三条，装订前要做好行政执法文书材料的检查,对破损或褪色的材料.应当进行修补和复制.装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边 纸面过小的书写材料，要加贴衬纸，纸张大于卷面的材料、要按卷宗大小折叠整齐、对字迹难以辩认的材料。应当附上抄件 需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉、材料上的全部金属物都要剔除干净 第十四条。卷宗必须使用A4纸 卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固.不要漏订,第十五条，卷宗装订以后。应检查文件材料有无漏订现象 然后在卷底装订线上贴上封纸.并将经办人员名章加盖于骑缝处，卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查.并签字、凡不符合规定要求的 由原办案人负责重新整理,第十六条、录音，录像带和证物，单独装袋的 材料、应与卷宗,文字材料 统一排列编号存放.特殊的也可以单独存放，统一划分保管期限、第十七条.卷宗检查合格后.由执法机构指定专人保管.归档编号按案件发生年份归档,按结案日期编号。进行登记造册，第十八条.办案人不得将行政处罚档案据为已有。私自销毁或拒绝归档、第十九条,已结案归档的行政处罚卷宗,不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时 必须征得原办案人和档案人员同意 并经办案单位领导批准.按立卷要求办理,以保证卷宗的质量.第二十条.永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久.第二十一条,借阅 调阅行政处罚卷宗、应由行政机关负责人批准 并履行借阅登记手续。第二十二条、本办法在实施中的未尽事项，由长春市规划局负责解释，第二十三条，本规定自公布之日起施行。二。一一年六月二十八日