长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法，文,号 长规发，2011.16号第一条 为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用，更好地为行政执法工作服务 根据国家、省、市有关法律、法规 结合我局行政处罚工作实际、特制定本办法,第二条 行政处罚档案。是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录、是规划许可全部档案的重要组成部分。各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求.做好行政处罚案件的立卷归档工作，第三条.行政执法卷宗必须一案一卷，根据不同情况可以分为主卷，副卷,依据违法事实的主次确定卷宗的主卷,副卷、第四条，行政执法文书必须用黑色碳素笔书写.签发 电脑打印，行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理.填写完善，编写页码后交档案管理人员统一归档,归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查。第五条,档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后 要认真检查档案的完善情况，统一编写归档号装订成册、并做好存档登记工作。在检查过程中如发现档案有错填.漏填。内容与目录不符等情况 应及时返还办案人改正,第六条.对于存在分期、缓缴罚款情况的案件.办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期 缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档。档案管理人员做好登记的同时分期 缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款。第七条。执法人员发现违法情况后,应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书、着手立卷工作。归档的行政执法文书材料，必须是真实,准确、法律手续完备的原件、在案件办结后。要认真检查全案的文书材料是否收集齐全、发现法律手续或相关证明材料不完备的.应及时补齐或补证、剔除与本案无关的材料 第八条，卷内行政执法文书材料。一般只保存一份，有领导批示的除外 重份的文书材料一律剔除.照片等声像材料要写好文字说明,随纸质文件一起立卷 第九条、行政执法文书材料排列总的要求是 按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列,其一般排列顺序为,卷宗封面,卷内文件目录.举报材料，现场检查记录 行政处罚立案申请审批表。现场勘验记录，包括现场照片 规划许可文书复印件,黄证.绿证附件附图.调查询问笔录及相关证据材料。违法建设案件调查终结报告.行政处罚委员会集体讨论会议纪要.行政处罚告知书 送达回证、当事人陈述申辩笔录 行政处罚听证告知书。行政处罚听证通知书.听证委托书，行政处罚听证笔录，行政处罚听证报告 行政处罚决定书.送达回证 行政复议或行政诉讼有关文书材料、强制执行申请书。强制措施申请书，分期、缓交罚款申请表，罚款票据粘贴页,行政处罚结案审批表 立卷.验卷情况记载。卷底 第十条、一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后。要逐张编页号 两面有文字的两面都编号.一本卷宗编一个流水页号、卷宗封面.卷内文件目录、卷底不编页码 页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角,第十一条。要认真登记好卷内文件目录,卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号.卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记、标明所在页号 页号 一栏,只有最后一份文件填起止号.其余各份文件只填起始号,第十二条.卷宗封面所列的各个项目、都要用黑色碳素笔逐项填写齐全,书写要工整.长规罚.字、号.栏 填写归档编号、如长规罚朝字.2011,1号、第十三条,装订前要做好行政执法文书材料的检查 对破损或褪色的材料.应当进行修补和复制 装订部位过窄或有字迹的材料.要用纸加衬边、纸面过小的书写材料。要加贴衬纸.纸张大于卷面的材料,要按卷宗大小折叠整齐、对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件.需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉、材料上的全部金属物都要剔除干净.第十四条、卷宗必须使用A4纸.卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固、不要漏订，第十五条 卷宗装订以后。应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸、并将经办人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查.并签字、凡不符合规定要求的。由原办案人负责重新整理 第十六条。录音.录像带和证物,单独装袋的，材料，应与卷宗，文字材料,统一排列编号存放,特殊的也可以单独存放,统一划分保管期限 第十七条，卷宗检查合格后,由执法机构指定专人保管 归档编号按案件发生年份归档,按结案日期编号 进行登记造册、第十八条。办案人不得将行政处罚档案据为已有.私自销毁或拒绝归档。第十九条 已结案归档的行政处罚卷宗。不得从卷内抽取材料 需要增添文书材料时。必须征得原办案人和档案人员同意,并经办案单位领导批准,按立卷要求办理,以保证卷宗的质量，第二十条、永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久。第二十一条，借阅。调阅行政处罚卷宗 应由行政机关负责人批准.并履行借阅登记手续，第二十二条，本办法在实施中的未尽事项.由长春市规划局负责解释、第二十三条,本规定自公布之日起施行,二 一一年六月二十八日