长春市规划局行政处罚执法文书立卷归档办法。文,号。长规发、2011，16号第一条。为了加强我局对行政处罚案件档案的科学管理和有效利用。更好地为行政执法工作服务、根据国家 省,市有关法律 法规 结合我局行政处罚工作实际 特制定本办法 第二条、行政处罚档案、是我局规划许可和规划管理工作的重要依据和真实记录.是规划许可全部档案的重要组成部分，各处室必须严格按照行政执法工作的客观规律和文书立卷的要求、做好行政处罚案件的立卷归档工作。第三条。行政执法卷宗必须一案一卷，根据不同情况可以分为主卷 副卷.依据违法事实的主次确定卷宗的主卷.副卷、第四条，行政执法文书必须用黑色碳素笔书写，签发.电脑打印，行政处罚案卷要在案件结案后15个工作日内由办案人整理，填写完善,编写页码后交档案管理人员统一归档。归档前由案件主要承办人负责卷宗质量的检查，第五条。档案管理人员收到已结案的行政处罚档案后.要认真检查档案的完善情况。统一编写归档号装订成册。并做好存档登记工作.在检查过程中如发现档案有错填、漏填,内容与目录不符等情况，应及时返还办案人改正、第六条，对于存在分期,缓缴罚款情况的案件。办案人员应在市局处罚委员会同意当事人分期 缓缴罚款申请后15个工作日内交档案管理人员临时存档,档案管理人员做好登记的同时分期。缓缴罚款期满前两个月提醒办案人催缴罚款，第七条，执法人员发现违法情况后。应立即开始收集有关本案的各种行政执法文书。着手立卷工作、归档的行政执法文书材料、必须是真实、准确。法律手续完备的原件.在案件办结后。要认真检查全案的文书材料是否收集齐全.发现法律手续或相关证明材料不完备的 应及时补齐或补证、剔除与本案无关的材料。第八条.卷内行政执法文书材料.一般只保存一份 有领导批示的除外.重份的文书材料一律剔除.照片等声像材料要写好文字说明.随纸质文件一起立卷。第九条.行政执法文书材料排列总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列 其一般排列顺序为 卷宗封面,卷内文件目录 举报材料、现场检查记录，行政处罚立案申请审批表.现场勘验记录。包括现场照片 规划许可文书复印件。黄证。绿证附件附图。调查询问笔录及相关证据材料 违法建设案件调查终结报告,行政处罚委员会集体讨论会议纪要 行政处罚告知书，送达回证.当事人陈述申辩笔录.行政处罚听证告知书。行政处罚听证通知书.听证委托书,行政处罚听证笔录,行政处罚听证报告 行政处罚决定书，送达回证,行政复议或行政诉讼有关文书材料。强制执行申请书 强制措施申请书。分期.缓交罚款申请表。罚款票据粘贴页，行政处罚结案审批表 立卷、验卷情况记载,卷底，第十条。一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后.要逐张编页号 两面有文字的两面都编号,一本卷宗编一个流水页号 卷宗封面,卷内文件目录 卷底不编页码、页码一律使用阿拉伯数字、用铅笔书写在右上角.第十一条 要认真登记好卷内文件目录.卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号.卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记 标明所在页号。页号,一栏,只有最后一份文件填起止号 其余各份文件只填起始号 第十二条，卷宗封面所列的各个项目 都要用黑色碳素笔逐项填写齐全,书写要工整、长规罚、字.号，栏，填写归档编号.如长规罚朝字.2011、1号。第十三条，装订前要做好行政执法文书材料的检查、对破损或褪色的材料、应当进行修补和复制.装订部位过窄或有字迹的材料 要用纸加衬边、纸面过小的书写材料，要加贴衬纸，纸张大于卷面的材料.要按卷宗大小折叠整齐,对字迹难以辩认的材料。应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放、邮票不要撕掉,材料上的全部金属物都要剔除干净.第十四条，卷宗必须使用A4纸。卷宗装订用线绳三眼一线装订牢固，不要漏订。第十五条，卷宗装订以后,应检查文件材料有无漏订现象 然后在卷底装订线上贴上封纸、并将经办人员名章加盖于骑缝处.卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查。并签字、凡不符合规定要求的,由原办案人负责重新整理.第十六条，录音、录像带和证物，单独装袋的,材料 应与卷宗，文字材料.统一排列编号存放、特殊的也可以单独存放、统一划分保管期限，第十七条。卷宗检查合格后，由执法机构指定专人保管.归档编号按案件发生年份归档.按结案日期编号，进行登记造册。第十八条.办案人不得将行政处罚档案据为已有 私自销毁或拒绝归档 第十九条.已结案归档的行政处罚卷宗 不得从卷内抽取材料,需要增添文书材料时,必须征得原办案人和档案人员同意,并经办案单位领导批准。按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。第二十条.永久性建筑工程违法的行政处罚卷宗保管期为永久,第二十一条,借阅，调阅行政处罚卷宗,应由行政机关负责人批准.并履行借阅登记手续 第二十二条,本办法在实施中的未尽事项、由长春市规划局负责解释.第二十三条,本规定自公布之日起施行。二，一一年六月二十八日